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Digitale Kundenakquise - So gelingt der Einstieg mit kostenlosen Tools

Nina Weigel
27. Juli 2020

Jeder Vertriebsmanager kennt es - das große Jammern: Zu wenig kundenaktive Zeit, umständliche Datenpflege in manuellen Excel Tabellen oder veralteten Systemen, kein Zugriff auf Kundendaten von unterwegs, unzufriedener Innendienst aufgrund von permanentem Datenchaos, etc. Man sollte meinen, dass diese Dinge im "digitalen Zeitalter" Schnee von gestern sind. Hinzu kommt, das viele Vertriebler zu passiv unterwegs sind und die neuen Möglichkeiten der digitalen Kundenansprache völlig ignorieren.

Aber mal ehrlich, wenn Sie Ihren Vertriebsprozess anschauen:

  • Haben Sie alle Kundendaten, Angebotsinformationen und Historie an einem Ort?
  • Profitieren Ihre Vertriebler bereits von einer automatisierten Protokollierung Ihrer Vertriebsaktivitäten?
  • Haben Sie die volle Transparenz über Aufträge, Termine und Verträge?
  • Können Sie einfach analysieren, welche Aufträge Sie nicht gewinnen konnten und warum?
  • Können Sie Ihren Vertrieb dazu bewegen, die vorhandenen Systeme täglich zu pflegen?

Altbewährte Zettelwirtschaft noch Alltag in vielen KMU's

Die Software-Plattform Capterra untersuchte in einer Verbraucherstudie die Trends und Herausforderungen von 216 kleinen und mittleren Unternehmen zur Kundendatenverwaltung. Das Ergebnis ist ernüchternd: Sage und schreibe 71% der befragten KMU's nutzen noch manuelle Methoden wie Verwaltung über Email-Programme, Excel oder die altbewährte Zettelwirtschaft.

Fehlende Effizienz im Vertriebsprozess

Die Herausforderungen in der Kundenverwaltung sind vielfältig. Altbekannt und immer wieder genannt werden veraltete oder falsche Kundendaten. Aber auch die effiziente und gezielte Nachverfolgung potentieller Interessenten gestaltet sich schwierig. Dabei weiß in der Theorie jeder Vertriebsleiter, wie wichtig die Kontakt- und Beziehungspflege für den Erfolg jedes Unternehmens ist.

CRM Software Trends 2019 in deutschen KMU

Häufig stiefmütterlich behandelt wird in vielen Unternehmen das Zusammenspiel von Marketing und Vertrieb. Dies beginnt oft schon bei der Nutzung gleicher Tools für eine gemeinsame Datenbasis. Zudem klagt der Vertrieb nur zu häufig über fehlende Informationen zu verfügbaren Marketingmaterialen oder für den Vertrieb gar unbrauchbare oder veraltete Inhalte. Kein Wunder also, dass 17% der Befragten es für zeitaufwendig empfinden, Marketingmaterialien an Ihre Kunden zu versenden.

Mehr erfahren zum Powerduo Marketing & Vertrieb? Wir verraten Ihnen mehr dazu!

HubSpot All-in-One Inbound Platform

Auch wenn ein CRM System sicherlich nicht als Allheilmittel für die Herausforderungen im Vertrieb herangezogen werden sollte, kann eine entsprechende Software richtig eingesetzt genau zu diesen Punkten Effizienz, Transparenz und damit echte Prozessvereinfachung bieten. Doch um auf allen Ebenen entsprechende Akzeptanz zu finden, muss die neue Denkweise zuerst auf Managementebene Fuß fassen.

Was ist überhaupt ein CRM System?

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management, im Deutschen Kundenbeziehungsmanagement. Dabei werden alle Interaktionen eines Unternehmens mit Interessenten und Kunden systematisch gepflegt, Prozesse optimiert und damit die Effizienz im Vertriebsalltag gesteigert. Das Ziel liegt vor allem darin, den Austausch so persönlich und "nahbar" wie möglich zu gestalten. Denn eins ist klar: Kommunikation ist alles! Damit ist es zu schaffen, potentielle Kunden besser zu erreichen, bestehende Geschäftsbeziehungen zu festigen oder zu verbessern und gleichzeitig das Umsatzwachstum voranzutreiben.

Wenn man "CRM" hört, ist meistens das System dahinter gemeint, also die Software, mit der alle bereits genannten Themen effizient bearbeitet und verwaltet werden können. Im CRM System werden Kundeninformationen gespeichert und Vertriebsaktivitäten dokumentiert. Daneben wird der gegenwärtige Stand im Vertriebsprozess transparent verwaltet und Verkaufs- sowie Performancedaten werden analysiert. Außerdem kann ein solch transparentes System die Teamarbeit und Kommunikation zwischen Vertrieb und Marketing fördern und zu einem unschlagbaren Team machen.

CRM Software HubSpot

Ab wann lohnt sich ein CRM System?

Laut der Studie von Capterra nutzen fast 40% der befragten Unternehmen noch kein System zur Kundenverwaltung, sind aber künftig daran interessiert. Demnach liegt die Frage auf der Hand, ob es sich vor allem für kleinere Unternehmen lohnt, in eine CRM Software zu investieren. Unsere Empfehlung: Ein lautes und klares JA!

Vor allem für Unternehmen in Branchen, deren Fokus auf Kundengewinnung und Bestandskundenpflege liegt, ist es essentiell eine solide und professionelle Basis in die Datenverwaltung zu legen. Dies gilt für Industrieunternehmen oder die Automobilbranche genauso wie für Versicherungen, Banken oder sonstige Dienstleister. Oft werden Zeit, Aufwand und damit die Kosten für manuelle Datenpflege vernachlässigt. Wer denkt, eine Excel Tabelle tut es auch, legt am Ende womöglich noch drauf.

Sie sind in der Geschäftsführung oder Vertriebsleitung tätig und wollen mehr Effizienz für Vertriebsprozesse? Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen wichtig sind und wie Sie damit auch Ihren Vertrieb begeistern.

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Money, Money, Money - Wie viel muss man für ein CRM Tool ausgeben?

Das Interesse an der Etablierung eines CRM Systems ist definitiv vorhanden. Und auch auf der Kostenseite ist die Bereitschaft erkennbar. In 2018 gaben 40% der von Capterra befragten Unternehmen an, sie würden zwischen 11 und 50 Euro pro Nutzer je Monat bezahlen, weitere 35% bis zu 10 Euro je Nutzer und Monat.

Eine pauschale Aussage zu den Kosten eines CRM Systems lässt sich bei der Fülle an Anbietern und Funktionen kaum treffen. Je nach gewünschtem Umfang und Nutzern können die Kosten natürlich variieren. Wir haben uns für ein System entschieden, das wir in seinem Funktionsumfang nach unseren Bedürfnissen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice erweitern können. Außerdem war es uns wichtig, die Nutzeroberfläche eigenständig an unsere Prozesse anpassen zu können, ohne ständig teuren IT Support zu benötigen.

Laut Capterra würden 30% der Befragten nur kostenlose CRM Systeme in Erwägung ziehen (das sind 15% mehr als im Vorjahr!). Irgendwie auch nachvollziehbar, wer kauft schon gerne die "Katze im Sack". Zudem hört man ständig Erfahrungsberichte von enttäuschten Unternehmen, die die Einführung einer solchen Software durch nachträgliche Anpassungen am Ende teuer bezahlen mussten.

Es ist nicht so teuer und kompliziert wie Sie denken.

Woran liegt es nun, dass so viele kleine und mittlere Firmen den Schritt zu einem CRM Tool nicht wagen? Sicherlich überschätzen viele Unternehmen die Kosten für eine solche Lösung. Oftmals sind es die unkalkulierbaren Folgekosten für Anpassungen und Aktualisierungen, um das System an sich verändernde Prozesse anzupassen. Informieren Sie sich daher genau und wählen Sie ein System, dessen Nutzeroberfläche ohne externe IT Dienstleister angepasst werden kann.

Wer ein CRM System einführt, muss vor allem darauf achten, das es auch vom Anwender, also meist von dem Vertriebler, akzeptiert wird. Das wird meist nur erreicht, wenn der Vertriebsmitarbeiter auch einen entsprechenden Mehrwert und eine Arbeitserleichterung für sich erkennt. Den Grundpfeiler bildet jedoch eine gewisse Offenheit für die neuen Möglichkeiten, die eine solche CRM Lösung im Vertriebsalltag schafft. Nur so kann echte Vertriebseffizienz und nachhaltiges Unternehmenswachstum erreicht werden.

Die gute Nachricht: Für jeden ist etwas dabei.

Starten kann man schon mit einer kostenlosen CRM Variante von HubSpot, und die bietet schon ein ganzes Set an Funktionen:

  • Kontaktmanagement
  • Websiteaktivität des Kontakts
  • Dealmanagement
  • Aufgabenverwaltung
  • Company Insights
  • Integration mit Gmail & Outlook
  • Prospects-Tool
  • Pop-up-Formulare
  • Anzeigenverwaltung
  • Bericht-Dashboards
  • E-Mail-Tracking & -Benachrichtigungen
  • E-Mail-Vorlagen
  • Planung von Meetings

...und noch einiges mehr!

Starten Sie direkt in die digitale Kundenakquise - ganz ohne zusätzliche Systemkosten

Sie überlegen wie und ob Sie loslegen sollen? Probieren Sie es doch einfach aus - ohne zusätzliche Kosten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit HubSpot & LinkedIn neue Interessenten gewinnen, zu Kunden qualifizieren und Aufträge effizient abschließen:

  1. Gewinnen Sie aus LinkedIn und Ihrer Webseite wertvolle Informationen über Ihre potentiellen Kunden. Kosten: 0 Euro.
  2. Setzen Sie diese Informationen gezielt für Ihre Kundenakquise und im Social Selling ein - ohne bezahlte Werbung. Kosten: 0 Euro.
  3. Nutzen Sie das HubSpot CRM, um Ihre Kundenansprache und Ihr Follow-up zu optimieren und Kontakte gezielt nachzuverfolgen. Kosten: 0 Euro.
  4. Alle vorgestellten Tools und Inhalte von HubSpot & LinkedIn stehen Ihnen dauerhaft & kostenlos zu Verfügung und Sie können direkt loslegen.

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Nina Weigel☀

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