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100 % Transparenz in Echtzeit über alle Kundenaktivitäten

Icon_Transparenz im Vertriebsprozess

Optimierung im Vertriebsprozess

Durch Einführung eines einfachen, standardisierten IT-Tools wurde den Verkaufsmitarbeiter ein wirkungsvolles Hilfsmittel zur Kundenbearbeitung zur Verfügung gestellt und gleichzeitig Transparenz für das Unternehmen über alle Vertriebsaktivitäten vom Kundenerstkontakt bis Auftragsabschluß erreicht.

Optimierung Vertriebsprozess | Upgrade A

Die Aufgabe

Ein mittelständisches Industrieunternehmen im Bereich der Zuliefererindustrie stand vor der Aufgabe, seinen Vertrieb im Rahmen einer Internationalisierungsstrategie auszubauen.

Zur Vermeidung eines unnötigen Fixkostenaufbaus durch Länderorganisationen sollte der Vertrieb weiterhin zentral gesteuert werden. Gleichzeitig sollte ein IT-Tool als CRM-Tool eingeführt werden.

Die Zielsetzung

  • Umsetzung ohne Beeinträchtigung des operativ laufenden Vertriebs
  • Transparenz über gesamten, internationalen Vertriebsprozess
  • CRM-Tool zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Verkäufer
  • Vermeidung redundanter Datenpflege durch ein einheitliches Vertriebstool
  • Umsetzungszeitraum max. 6 Monate

Der Projektablauf

In einer Analyse wurden zunächst die bestehenden Strukturen, Gebiete und Hilfsmittel erfasst und bewertet. Als zentrale Maßnahme wurde die Einführung einer zentralen, internetbasierten Datenbank für alle vertriebsrelevanten Prozesse definiert. Neben der vollumfänglichen Datenbank sollten dabei alle relevanten Personen jederzeit Zugang haben und die „lokalen Lösungen“ abgelöst werden. Weiterhin sollte das System ohne externen Aufwand jederzeit an sich verändernde Prozesse anpassbar sein.

Die Umsetzung erfolgte in sieben Phasen über insgesamt 20 Wochen:

  • Einführung eines einheitlichen IT-Tools im zentralen Vertrieb (Woche 1 - 2)
  • Schulung sowie Unterstützung beim „ersten Füllen“ des Systems (Woche 3 – 4
  • Überführung der Kundenkontakte mit anschließendem Review bezüglich Datenqualität und Systemhandhabung (Woche 5 – 10)
  • Aufsetzen einer Deal-Pipeline zur übersichtlichen Darstellung des Status quo aller laufenden Verkaufsprojekte sowie deren Potentialbewertung (Woche 11)
  • Real-Life Phase des Systems inklusive Einzelbetreuung der Verkäufer und des Zentralvertriebs. (Woche 12 – 17)
  • Erstellung einer ersten Prognose der zu erwarteten Verkaufserfolgen anhand der Deal-Pipeline (Woche 18)
  • Review Phase zur Feinabstimmung und zur evtl. Nachschulung bei einzelnen Prozessbeteiligten (Woche 19 – 20)

Das Ergebnis

Als Ergebnis konnte das Unternehmen verbuchen, innerhalb von 5 Monaten, Transparenz über den kompletten, internationalen Vertriebsprozess erreicht zu haben. Online sind seither alle relevanten Daten zu Kunden und laufenden Projekten verfügbar und die Verkäufer haben ein einheitliches Tool zu Selbststeuerung und Pflege ihrer relevanten Daten. Durch die dadurch erfolgte Priorisierung konnte außerdem die Leadtime von Erstkontakt bis Auftragserteilung reduziert werden

Zum Einsatz kam hier das Upgrade "Transparenz im Vertriebsprozess" aus dem SalesSation Beratungskonzept.

Die gesamte To-Do-Liste für eine erfolgreiche Vertriebsstrategie finden in unserem Blog.

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